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浅议烟草供应商库的建立和管理

以江西上饶市局为例
2014年09月03日 来源:烟草在线专稿 作者:刘秀珍
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  烟草在线专稿  江西上饶市局针对一些规格杂、种类多、金额小、采购频次高的物资采购项目,要全面推行公开招标,确实存在程序繁杂、事倍功半的问题,如金额小的项目投标应标人少,公开招标难以实施;种类多的项目若逐一立项,会导致项目数量多,线上线下运行工作量大,效率低下,公开招标实施项目比率低。鉴于此,市局以建立供应商库为突破口,借鉴抚州烟草供应商库建管的经验和做法,对该类项目进行合理分类、打包整合,通过公开招标供应商的方式,逐步建立工程设计、监理、运动器材、办公家具等各类所需供应商库,以解决“应招尽招”与提高工作效益方面的矛盾,切实落实国家局、省局对“三项工作”“应招尽招、真招实招”的要求,达到即提高招标比例,又促进工作的开展。

  一、集中整合,建立供应商库意义

  合理分类、打包整合建立供应商库,能有效解决规范与效益之间的矛盾。具体为:

  一是提高办事效率。如以往一个工程建设项目按公开招标的要求,要分别对设计单位、招标代理机构、施工单位、监理单位、预决算单位等进行招标,每次公开招标时间都需40天左右,全部完成这些单位的招标至少需要6个月的时间,项目的建设周期时间长,同时花费人力财力,若通过公开招标建立了工程设计、招标代理、监理、预决算等供应商库,一个工程项目只要向社会公开招标施工单位,其他设计、招标代理、监理、预决算等单位均可以在通过公开招标建立的供应商库中,随机抽取即可,既缩减了相关手续办理时间,又达到了“应招尽招、真招实招”目的。

  二是能及时满足采购需求,如在商品采购方面,若建立印刷、办公家具、电脑耗材、家用电器等供应商库,当有些需求部门临时需要零星采购时,只要在相应的库中抽选供应商按低于市场批发价的价格进行供货,及时满足需求单位零星采购需求。

  三是能节省采购成本,供应商期望中标进入供应商库,考虑与市局招标单位建立长期合作关系,同时也期盼成为稳定的客户源,所以一旦供应商进入供应商库,便会迅速应标,及时响应,节约投标时间,节省投标成本。

  四是提高公开招标比重,建立供应商库,以往难以实施公开招标的项目,如今变得简单、便捷,有效提高公开招标比重。

  二、规范程序,科学运用供应商库

  建立供应商库利弊同在,供应商库既便于快速完成采购任务,提高招标效率,同时又容易造成变相排除其他潜在投标人参与竞争的机会,滋生钱权交易、暗箱操作等腐败行为。为扬长避短,防止不规范行为发生,关键在于严格按照规范程序操作,科学运用供应商库。主要在以下方面下功夫:

  一是在建库招标时不设过高门槛,只要符合参与投标资格条件的供应商都可以报名参加;

  二是认真听取供应商介绍本单位情况,由评委评审按招标文件严格审核各报名供应商资质、择优准入。如遇到报价不同,则按最低报价与排序前端的逐一商谈,最后定价按最低报价统一签订合同;

  三是在需要实施项目时,由需求单位、采购办、监察科在场,必要时邀请供应商参加,现场由需求单位编号,“采购办”在封闭箱内随机抽取供应商,纪检检察人员进行监督,确保入库供应商均享受无差别、无排斥待遇,营造公开、公平、公正和诚实守信的良好采购环境;

  四是如需求单位对抽取的供应商库工作有特殊要求的,在另行签订有针对性的单个项目合同,保证项目实施过程中,供应商服务到位;

  五是每实施完一个项目,由需求部门及时对供应商的工作质量、提供的服务进行评估,评估结果作为供应商评价主要依据。

  三、动态监管,加强供应商库管理

  供应商库建立成功与否,关键是对供应商进行有效的管理。建立供应商动态评价机制,由市局(公司)各归口管理部门负责对供应商实施动态管理,详细登记供应商信息资料,验证相关资质证明,并注明有效期限,便于定期复检;实行业绩评价制度,每次采购过程中,对被抽中参与采购业务的供应商,从产品质量、价格水平、合作情况、交货能力、专业技术、售后服务等方面进行动态跟踪评价,对评价良好的供应商在以后招标评分中可加分,有违反规定或服务不到位的供应商,如继续报名参与招标则实行扣分;建立供应商黑名单,对业绩评价“不合格”、弄虚作假、失信违约或违法违纪等行为的供应商,一经发现立即列入黑名单,不再允许其参与单位相关项目业务的抽选及竞标活动。

  目前,市局的供应商库的建设尚处于初级阶段,为此,市局要深入加强供应商库的建设,根据需求单位(部门)的要求,分门别类建立各种类型的供应商库,做到在规范的前提下,不断提高工作效益,建立健全供应商运行机制,切实发挥供应商库的优势作用,确保“应招尽招、真招实招”的要求在上饶烟草得到全面落实。

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